3 giorni in ufficio, 2 giorni in smart working.

La nostra agenzia, da quando è entrata in scena, ha subito introdotto 2 giorni di lavoro da remoto a settimana.

Perché?

I motivi sono diversi: dall’attenzione al benessere di chi lavora con noi (gestione del proprio tempo libero, possibilità di concentrarsi meglio, migliore stile di vita, ecc) alla volontà di responsabilizzare sempre di più le singole persone.

Nello specifico, i giorni in cui si lavora da remoto sono il giovedì e il venerdì e anche questa decisione non è stata casuale. Nel nostro lavoro, infatti, si tratta dei due giorni maggiormente dedicati alla scrittura dei comunicati stampa perché la concentrazione delle diffusione delle note stampa e del contatto dei giornalisti avviene tra lunedì, martedì e mercoledì.

Detto questo, per lavorare bene da remoto, quando si è un team, non solo è fondamentale essere molto organizzati (qui trovate un articolo di Carlo Occhinegro, per Tiscali, dove ci sono alcuni suggerimenti per chi lavora in smart working) e autonomi, ma è importante anche avere un approccio orientato al risultato (rilevante). Inoltre, servono procedure, un metodo di lavoro che funziona e un forte senso di responsabilità.

Un mix di ingredienti che devono trovare un equilibrio, per fare in modo che ogni azione avvenga in modo fluido e che gli obiettivi per ogni singolo cliente siano sempre raggiunti. 

Sapete che amiamo mostrare il dietro le quinte, perché tutto quello che risiede in superficie dipende proprio dal lavoro e dall’impostazione di ciò che non è subito e immediatamente visibile. E per questo motivo abbiamo pensato di condividere in questo articolo alcuni strumenti che utilizziamo nel nostro lavoro quotidiano, sia in ufficio che da remoto. 

Chiariamo prima di tutto alcuni punti:

  1. No, non siamo tutti freelance, a P.IVA. Le persone che lavorano in questa agenzia sono tutte assunte con regolare contratto a tempo indeterminato. Quindi direttamente nel contratto è sottolineata la possibilità di lavorare da remoto.
  2. L’ufficio è sempre aperto: se una persona in realtà preferisce recarsi in ufficio anche il giovedì e il venerdì, è liberissima di farlo. 
  3. Ogni persona è dotata di un laptop aziendale e di tutti gli strumenti utili per portare avanti il proprio lavoro
  4. Avere un ufficio è fondamentale, anche se si tratta di un mestiere che può essere svolto al 100% da remoto. Incontrarsi, scambiarsi idee, fare delle piccole riunioni, avere la possibilità di sollevare lo sguardo e chiedere aiuto a un collega, condividere di persona sono attività essenziali, che aiutano lo svolgimento del lavoro. Il rapporto umano che si crea stando insieme non è il medesimo che si può costruire stando sempre a distanza. 

(Piccola precisazione anche sulla scelta dell’ufficio: il luogo in cui si lavora ha un peso sulla propria attività. Passare del tempo in un luogo “rilassante”, che trasmette una sensazione di tranquillità, che si trova in una zona non solo raggiungibile facilmente, ma anche ricca di attività e di movimento, può fare bene al lavoro. Per questo quando abbiamo cercato un ufficio abbiamo scelto una soluzione che comprendesse tutte queste caratteristiche.)

ufficio digital pr pro

STRUMENTI GESTIONALI

Torniamo, però, all’operatività riguardante lo smart working: quali sono gli strumenti gestionali che utilizziamo per portare avanti il lavoro da remoto?

(indicheremo anche se si tratta di tool a pagamento oppure no, nel caso in cui dovessero tornarvi utili come informazioni per la vostra attività)

Basecamp: un tool che permette di gestire team, progetti e relative to do list, con la possibilità di avere sotto controllo situazioni anche complesse dal punto di vista organizzativo.

(*si tratta di uno strumento a pagamento)

Miro: una sorta di “lavagna collaborativa”, utile per replicare le lavagne reali (se le usate in ufficio) 

(*strumento sia gratuito che a pagamento)

WhereBy: permette di creare varie “stanze” dedicate alle videochiamate. Noi ne abbiamo una dedicata alle videochiamate di team e un’altra dedicata alle chiamate con clienti e potenziali tali. 

(* se si vogliono creare più stanze e avere funzionalità aggiuntive, si deve sottoscrivere un abbonamento)

– Google Drive: abbiamo una cartella dedicata a ogni cliente (comunicati in bozza, comunicati definitivi, report aggiornato in tempo reale, diffusioni dei comunicati, foto, ecc)

– Dropbox: inseriamo report di clienti e presentazioni aziendali

(*per avere funzionalità aggiuntive anche sulla condivisione e sui limiti legati ad essa è fondamentale attivare un account a pagamento)

Questi sono i tool gestionali essenziali, ma non sono sufficienti.

RICERCA DI GIORNALISTI: STRUMENTI UTILI

Per portare avanti questo mestiere nel migliore dei modi, infatti, ogni persona ha bisogno anche degli strumenti giusti per cercare i contatti dei giornalisti, ad esempio.

Per questo abbiamo altri strumenti:

Mediaddress: abbiamo attivato più licenze per permettere una fruizione migliore da parte di tutti i membri del team. Si tratta di una banca dati di giornalisti in costante aggiornamento (sia riguardante i giornalisti all’interno delle redazioni che i giornalisti freelance)

(si tratta di un servizio che richiede un abbonamento)

– Account LinkedIn Premium: l’agenzia ha attivato un account Premium ad ogni persona che lavora all’interno, in modo da permettere una ricerca più approfondita dei contatti potenzialmente utili

– Un documento Excel condiviso su Drive che contiene un database di giornalisti (con cui entriamo in contatto) in costante aggiornamento 

MONITORAGGIO DELLE USCITE MEDIATICHE

Un altro aspetto imprescindibile di questo lavoro è rappresentato dal monitoraggio.

Press Today: servizio di rassegna stampa (sia per il web che per le testate giornalistiche cartacee)

(*servizio a pagamento, su abbonamento)

– TalkWalker

– Google Alert

MISURAZIONE DEI RISULTATI E REPORT

Creazione di report e misurazione dei risultati:

Coveragebook: si tratta di un software (utilizzato anche da multinazionali e grandi agenzie) per la misurazione dei risultati mediatici ottenuti e per la creazione di report da consegnare ai clienti.

(*servizio a pagamento a seconda della mole di reportistica creata)

Sì, è vero, gli strumenti sono importanti, imprenscindibili, ma non bastano. Metodo, organizzazione, capacità di lavorare in team, orientamento ai risultati, autonomia: per lavorare in smart working tutti questi elementi sono vitali.

L’altra domanda che può sorgere è: “Ma si può portare avanti un’agenzia di Digital PR e Media Relations interamente da remoto?“.

La risposta – secondo la nostra esperienza – è “sì, è possibile“. Detto questo, però, non vogliamo farlo, non vogliamo creare un’azienda dove si lavora solo “da casa”. Crediamo che il giusto mix tra lavoro in ufficio e lavoro da remoto possa essere la strada giusta.

Cresciamo, sotto tanti punti di vista, e se è vero che parlano sempre i risultati, allora le azioni messe in campo fino ad oggi sono quelle corrette.

Si migliorerà sempre, ma andremo avanti su questa strada.

Se siete interessati a seguire il “viaggio” della nostra agenzia, potete farlo grazie al nostro podcast, attraverso i video che pubblichiamo o seguendo la nostra pagina LinkedIn.