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Digital PR: come scrivere una mail a un giornalista?

da | Ott 23, 2020 | Digital PR e Media Relations | 0 commenti

Comunicato stampa definito e approvato. Materiale fotografico pronto. Media list completata. Piano di diffusione progettato.

E a questo punto cosa rimane?

Un’ultima azione: la scrittura del testo della mail (il media pitch) che dovrà veicolare il comunicato stampa e la “notizia” che vogliamo comunicare ai media.

Ma come possiamo impostare una mail da mandare a un giornalista con cui siamo entrati in contatto da poco (ma che ci ha confermato comunque il suo interesse a ricevere comunicazioni da noi)?

Vediamo subito alcuni esempi concreti di mail che sono state inviate a giornalisti e che hanno ottenuto una risposta affermativa (portando quindi a un articolo o ad un servizio radio/tv).

Come sempre, questo articolo nasce da un’esperienza diretta. Nessuna ipotesi, nessun “sentito dire”, solo esperienze professionali che viviamo quotidianamente in agenzia (ogni giorno, infatti, otteniamo diverse pubblicazioni sui media più autorevoli: quotidiani, radio, tv, magazine – online e offline – per tutti i nostri clienti, quindi abbiamo la possibilità di condividere e mostrare decine di case study).

Vengono riportati i testi, ma non solo: troverete anche gli screenshot, che abbiamo deciso di inserire per dimostrare che si tratta di comunicazioni realmente inviate (abbiamo oscurato il nome dei giornalisti e dell’azienda di cui si sta parlando e i riferimenti precisi).


1) Questa mail ha portato a un’intervista su Business Insider Italia

esempio media pitch

Analizziamo le parti più importanti di questo media pitch:

OGGETTO: [comunicato – storia imprenditoriale] – Lascia una carriera internazionale, torna in Italia, e crea un’azienda con l’obiettivo di dare voce alle idee delle persone

CORPO DELLA MAIL:

“Ciao Y,

ti scrivo oggi per segnalarti la storia imprenditoriale di X,

Y, a soli 32 anni, riveste il ruolo di professore (…) ed è alla guida di un’azienda composta da 10 persone, tra impiegati e collaboratori, che registra una crescita media annua del 200% del fatturato, con oltre 20 clienti multinazionali. 

La sua azienda, inoltre, ha esportato la sua metodologia (…) in (…).

In allegato trovi un comunicato che racconta la sua storia,

per qualsiasi integrazione, sono qui 🙂

Un saluto,

buon lavoro”

Questa mail e il relativo contenuto hanno portato ad un’intervista pubblicata poi su Business Insider Italia.

La sfida, per chi si occupa di PR e media relations, è proprio questa: riuscire ad attirare l’attenzione del giornalista per fare in modo che da un primo contatto nasca un vero e proprio approfondimento.

Non è semplice e l’elemento determinante è sempre rappresentato dal contenuto informativo che si costruisce.

Per questo motivo la cura dei singoli contenuti è un ingrediente vitale.


2) Questa mail ha portato alla pubblicazione su Corriere della Sera (La Nuvola del Lavoro)

esempio media pitch

OGGETTO: [comunicato – startup] – X lancia l’Innovation (…): lo strumento per misurare il potenziale (…) dei fondatori

CORPO DELLA MAIL: 

“Ciao Y,

ti scrivo per segnalarti il lancio dell’Innovation (…), da parte dell’azienda X. 

L’Innovation (…) è uno strumento che permette di misurare il potenziale (…) e innovatori.

X è (…) che incrocia le capacità (…) di innovazione agile, aperta, distribuita, con le migliori esperienze delle startup/scaleup, offrendo alle prime (…) dando la possibilità a queste ultime di avere uno sbocco o accelerazione sul mercato.

In allegato il comunicato stampa,

buon lavoro!”

Una mail sintetica, focalizzata al 100% sul cuore dell’impresa.

Grazie al connubio tra media pitch e comunicato stampa abbiamo ottenuto un’intervista ai fondatori dell’azienda, che è stata pubblicata su Il Corriere della Sera – la Nuvola del Lavoro.


3) Questa mail ha portato alla pubblicazione di un articolo su Economy (cartaceo – 2 pagine dedicate)

esempio media pitch

OGGETTO: [comunicato stampa – startup – viaggi – tecnologia] – X, l’azienda che fa scoprire le meraviglie di Y ai turisti stranieri, continua a crescere

CORPO DELLA MAIL: 

“Buongiorno X,

le scrivo per segnalarle una notizia riguardante la startup italiana X (settore travel).

X, azienda che fa (…) continua a crescere e ha tra gli obiettivi quello di rendere più umana la pianificazione personalizzata di un itinerario di viaggio.

Turisti, spesa media per viaggiatore e fatturato sono in crescita: i numeri di X raddoppiano di anno in anno (lo scorso anno è stato superato (…) e quest’anno la startup punta a chiudere l’anno con un fatturato di poco inferiore ai (…)).

Il comunicato stampa che trova in allegato racconta le novità di questa impresa, tra le eccellenze tecnologiche italiane nel campo del turismo.

Inoltre, sono presenti anche due foto: una del fondatore e una del team.

Per qualsiasi chiarimento e informazione, sono qui,

Grazie mille”

Questo media pitch ha portato ad un’intervista con il fondatore dell’azienda. L’intervista è stata pubblicata sul cartaceo del mensile Economy.

Il valore di una pubblicazione cartacea è molto rilevante, proprio per il suo carattere “prestigioso” ed esclusivo: le barriere per riuscire ad arrivare con la propria storia all’interno di un cartaceo (senza riccorere ai pubbliredazionali), infatti, sono molto più elevate rispetto a quelle delle pubblicazioni online.


4) Questa mail ha portato a un’intervista per Radio Deejay

esempio media pitch

OGGETTO: “Proposta contenuto – Per chi ama i matrimoni: 5 nuove professioni ideali”

CORPO DELLA MAIL: 

“Ciao X,

ho pensato di scriverti per avanzare una proposta di contenuto per il sito di Radio Deejay, su questo argomento:

“(…): i 5 mestieri ideali per chi ama i matrimoni”

Da qualche tempo, infatti, seguo Y, (…) (qui una sua intervista per Corriere). 

Y sarebbe davvero felice di potervi fornire informazioni e materiali per un pezzo, qualora per voi dovesse essere un argomento interessante 🙂

Cosa ne pensi?

Grazie mille per l’attenzione”

In questo preciso caso siamo partiti proponendo un contenuto per il sito della radio, ma in realtà questa proposta ha portato ad un’intervista radiofonica in diretta.

Non è stato inviato un comunicato stampa proprio per questo motivo: l’intento era quello di avanzare una proposta per poi andare a scrivere un contenuto personalizzato.


5) Questa mail ha portato alla pubblicazione di un articolo su ANSA

esempio di media pitch

OGGETTO: [comunicato – vivere e lavorare all’estero] – Studiare in Italia, lavorare all’estero: non una fuga, ma una mossa strategica | La storia di (…)

CORPO DELLA MAIL:

“Buongiorno X,

 mi presento, sono Jessica Malfatto, dell’ufficio stampa Digital PR pro.

Ho pensato di scriverle (spero di non disturbarla) per segnalarle un comunicato stampa riguardante la storia di (…) e di un’azienda virtuosa, in fase di crescita.

(…) hanno scelto tutte e tre di lavorare in (…) azienda (…), perché hanno trovato un connubio tra il sogno europeo di realizzazione lavorativa e personale e l’azienda (…).

Infatti, (…), incarna in toto il modello di azienda del futuro, in cui le persone sono al centro e non semplici ingranaggi (…).

In allegato trova il comunicato stampa che contiene i dettagli e che si focalizza anche sulla “scelta strategica” legata alla volontà di cercare lavoro all’estero.

Grazie mille per l’attenzione,

un saluto,

buon lavoro”

Ci sono diversi elementi interessanti da prendere in considerazione per questo media pitch:

  1. Era la prima volta che entravo in contatto con la giornalista identificata (lo si può comprendere chiaramente dal linguaggio utilizzato)
  2. La mail è stata mandata il 2 gennaio (quindi in pieno periodo festivo). La nostra agenzia, ad esempio, è sempre aperta (esattamente come i media). Ci sono delle rotazioni, per permettere a ogni persona del team di andare in ferie, ma non chiudiamo mai. (Lavoriamo quando gli altri sono in vacanza e questo ci permette di raggiungere ottimi risultati anche durante le festività).
  3. Si tratta di un argomento di ampio respiro (non di una “breaking news”) e quindi può essere una tematica idonea solo per alcune testate che trattano approfondimenti

LA PRIMA RIGA DELLA MAIL DEVE CONTENERE IL FOCUS

Quello che conta è inserire immediatamente nel corpo della mail il focus della vostra comunicazione.

  • Cosa fa la vostra azienda?
  • Quale problema risolve?
  • Qual è l’elemento differenziante rispetto ad altri attori presenti sul mercato?

Un giornalista riceve decine, centinaia di mail ogni giorno, e la maggior parte finiscono direttamente nel cestino dopo una lettura della prima riga.

Se ci pensate è quello che accade, ad esempio, anche a migliata di “aspiranti libri” che finiscono sulla scrivania di un editor di una casa editrice.

Se il primo capitolo, le prime pagine, di un manoscritto, sono deboli, non hanno carattere, non hanno elementi di forza, allora la destinazione “cestino” sarà inevitabile. L’editor non ha il tempo materiale di leggere tutto il testo.

Così, anche i professionisti che contattiamo non possono permettersi di leggere a fondo ogni comunicato, ogni mail, ogni comunicazione. E proprio per questo motivo dobbiamo arrivare subito a toccare l’argomento principale del nostro comunicato.

Poi sarà lui a decidere cosa fare di quella comunicazione, ma noi dobbiamo creare tutte le condizioni migliori per poter essere letti.

INSERITE I NUMERI DELLA VOSTRA AZIENDA, SE POTETE

Inoltre, se avete a disposizione dei dati, dei numeri a supporto, inseriteli, perché darete subito nella mail una dimostrazione “dei risultati”. Dimostrare è fondamentale. Dire “abbiamo molti utenti” è diverso da dire “abbiamo 90.000mila utenti iscritti”. Se li avete, ditelo. Non inventate mai, ma comunicate solo dati reali (tutto, alla fine, è verificabile…)

E se non avete i numeri?

Se non possedete ancora dei numeri rilevanti – e quindi se il vostro comunicato non tocca dati ed elementi analitici – probabilmente la vostra comunicazione dovrà abbracciare altre sfere:

  • la storia del vostro progetto
  • la vostra storia imprenditoriale
  • articolo d’opinione
  • comunicato informativo (es. “i 7 passi per…”)
  • comunicato di scenario (in cui partite da dati di fonti autorevoli – citandole – per mettere in evidenza il vostro punto di vista)

Cercate, allora, di inserire l’elemento più forte anche nell’oggetto e nella prima riga della mail.

Nell’esempio 2 non ci sono numeri, ma viene spiegato subito il progetto di cui si sta parlando, puntando i riflettori sul suo obiettivo. 

comunicati stampa possibili

…MANDO LE MAIL MA RICEVO POCHE RISPOSTE

Tenete presente che, anche se invierete mail personalizzate e non “a pioggia”, non riceverete una risposta ad ogni mail inviata. Spesso vi risponderanno solo se quello che avete inviato interessa davvero. Ma fa parte del gioco, non preoccupatevi.

Ci sono alcuni giornalisti che vi diranno come gestiscono personalmente le varie tipologie di risposte (come nel caso di questa mail che vedete qui sotto e che mi ha inviato una giornalista), ma molti ignoreranno le vostre comunicazioni (fino a quando non manderete loro qualcosa di interessante).

mail

Le motivazioni per cui quello che si invia molte volte non ottiene l’interesse sperato possono essere diversissime.

Può essere che quell’argomento sia stato già affrontato recentemente dalla testata giornalistica (e quindi il giornalista non ha la possibilità di riproporlo), o che non ci siano i presupposti per parlare di un determinato prodotto/servizio (la redazione potrebbe considerarlo non mediaticamente interessante, ad esempio).

Voi cercate, di volta in volta, di aggiustare i piccoli difetti che percepirete nelle comunicazioni che inviate. Correggeteli, testate diverse forme di approccio, provate a inviare delle mail con un oggetto e un attacco A e della altre mail con un oggetto e un attacco B. E poi confrontate quante risposte positive ottenete.

Non esistono formule magiche o ricette speciali. Le PR non corrispondono alla matematica e si basano molto su fattori “non tecnici”. Quello che un PR specialist deve fare è riuscire, ogni volta, a progettare nel migliore dei modi la propria strategia e, soprattutto, l’esecuzione.

Progettare per essere letti e capiti. E per riuscire a catturare l’interesse dei media, in modo sano, etico e corretto.


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